Pieniądze "uciekają" z firmy? Śledztwo może wskazać przyczynę

Do jakiego rodzaju nadużyć dochodzi najczęściej w firmach?

Wojciech Czyżewski: Katalog takich nadużyć jest bardzo szeroki. Może to być sprzeniewierzenie środków firmowych, wykradanie tajemnic przedsiębiorstwa, strategii cenowych i marketingowych czy też działalność korupcyjna, w tym tworzenie funduszy korupcyjnych. Samych schematów czy sposobów jest wiele, od nieistniejących pracowników „duchów” na liście płac, po różnego rodzaju fikcyjne lub zawyżone faktury.

Adam Kowalczyk: Można dodać mobbing, zmowy przetargowe czy nawet szpiegostwo przemysłowe.

W.C.: Z tego katalogu jednym z popularniejszych tematów jest korupcja biznesowa, bo jest dość łatwa do przeprowadzenia przez pracowników. Pracownik zleca usługi wybranym podmiotom w zamian za korzyść, np. procent od wynagrodzenia, wyjazd wakacyjny, intratną posadę dla członka rodziny. Korupcja biznesowa może dotyczyć zarówno spraw dużego kalibru – przetargów na milionowe kwoty, jak i znacznie mniejszego, tj. zleceń na kilka, kilkanaście tysięcy złotych. Przykładowo, pracownik zleceniodawca decyduje, że wskazana przez niego firma lub osoba fizyczna będzie realizowała np. zlecenia budowlane, transportowe, reklamowe, sprzątała korytarze czy świadczyła usługi ochroniarskie. Inną sytuacją może być zlecenie realizowane poprzez firmy i osoby, które utrzymują z pracownikami zamawiającego relacje osobiste. Jeżeli zarząd spółki lub organ właścicielski wiedzą, że jest to podmiot zaprzyjaźniony z pracownikiem, a oferta jest konkurencyjna wobec innych, to zazwyczaj jest zgoda na taką współpracę. Oczywiście mówimy tutaj o podmiotach, które nie muszą stosować prawa zamówień publicznych lub jest to możliwe z racji obowiązującej w spółce polityki zakupowej. Problem pojawia się, gdy nikt poza samym pracownikiem o tej sytuacji nie wie. Inny przykład - wprowadzenie podstawionego dostawcy, który nie realizuje żadnych zleceń lub jego wynagrodzenie za przeprowadzone prace znacząco odbiega od standardów rynkowych. Jeśli wystawioną przez niego fakturę akceptuje osoba zaprzyjaźniona, to faktura zostanie zapłacona.

A.K.: Bardzo często kluczem jest słowo budżet reprezentacyjny. Firma posiadająca taki budżet do dyspozycji działu handlowego lub zarządu może komuś zapłacić za przychylną decyzję w jednym czy innym postępowaniu zakupowym. Spółki "sponsorują" wycieczkę do Dubaju, na Karaiby, koszty wykończenia mieszkania, drogie prezenty, pomoc medyczną dla dziecka. Często trudno to udowodnić, bo korupcja biznesowa jest wtedy, gdy ktoś przyjmuje korzyść osobistą lub majątkową i wpływa ona na podjętą przez niego decyzję. Często nie jest łatwo udowodnić, że gdyby tych korzyści nie było, to nie byłoby tego kontraktu.

W jaki sposób wykrywane są nadużycia?

A.K.: Sytuacje są zazwyczaj skomplikowane i śledztwo wewnętrzne przeprowadza się wielowymiarowo i wieloetapowo. Należy wziąć pod uwagę specyfikę każdej firmy i sektora, w którym spółka funkcjonuje, tak, aby działaniami wyjaśniającymi istotnie nie zaburzyć bieżącej działalności operacyjnej. Trzeba mieć na uwadze pozycje osób, którym zarzucane są czyny, tak, aby podczas postępowania wyjaśniającego nie spowodować utraty zaufania wobec pracodawcy. Weźmy jako przykład podejrzenie korupcji. W takim przypadku analizie podlega materiał elektroniczny pracownika, dane w systemach wewnętrznych spółki, w tym logo systemowe i dane finansowe. Analizuje się politykę wewnętrzną spółki, przeprowadza rozmowy z pracownikami (również konfrontujące z dokumentacją). Obserwujemy także media społecznościowe. Może się okazać, że osoba podejrzana o przyjęcie korzyści majątkowej zamieszcza na Facebooku zdjęcia z podróży, chociaż nigdy wcześniej takich zdjęć nie zamieszczała, lub ewidentnie żyje ponad stan. Jeśli chodzi o analizę dokumentów elektronicznych wykorzystujemy do tego specjalne oprogramowanie, które pozwala w sposób efektywny przeprowadzić analizę dokumentów z użyciem słów kluczowych, ale też z udziałem sztucznej inteligencji można odkrywać istotne dokumenty czy wzorce zachowania pracowników.

W.C.: Różne sytuacje mogą wzbudzić podejrzenia. Przeglądając dane finansowe widzimy np. serię faktur w kwotach 29 tys., 25 tys., 28 tys. Kwota na fakturze nigdy nie przekracza pewnego progu. Okazuje się, że dyrektor finansowy ma obowiązek akceptować faktury od 30 tys. w górę. Te o niższej wartości pozostają poza jego kontrolą. Innym przykładem może być akceptacja prac dodatkowych, które nigdy nie miały miejsca. Spółka wybrała „preferowanego" partnera na zasadzie najniższej ceny, realnie natomiast ta cena nigdy nie była najniższa i aby wyrównać oczekiwania firmy konieczne są różnego rodzaju prace dodatkowe, nadgodziny czy też rozszerzone zlecenia.

Coraz częściej w biznesie wykorzystywana jest sztuczna inteligencja. Czy w śledztwach to ona wskazuje podejrzanych?

A.K.: W śledztwach wykorzystywana jest sztuczna inteligencja, ale sama technologia nie wykryje problemu. Kluczem jest wiedza biznesowa, sektorowa i doświadczenie zespołu realizującego śledztwo. Niech przykładem będzie coś prostego i dość oczywistego, czyli słowa kluczowe. To zespół wyjaśniający tworzy listę słów kluczowych, które następnie mogą być rozszerzone przez sztuczną inteligencję lub modyfikowane w trakcie prac. Bez wykwalifikowanych ludzi nic z tego nie będzie.

W.C.: Podczas każdego ze śledztw analizuje się inną grupę osób, inną organizację, która posiada swoją unikalną specyfikę. Poza słowami kluczowymi, o których wspomniał Adam, potrzebny jest szerszy kontekst, analiza. Sztuczna inteligencja analizuje decyzje śledczego, uczy się jego wyborów i po pewnym czasie sugeruje najistotniejsze według niej dokumenty do dalszego przeglądu. Zawsze potrzebny jest jednak człowiek.

Kiedy firmy decydują się na przeprowadzanie wewnętrznych śledztw?

A.K.: Powodem mogą być zgłoszenia sygnalisty lub informacje o nieprawidłowościach pochodzące od zarządu, rady nadzorczej.

W.C.: W mniejszych firmach często właściciel zaczyna dostrzegać, że "uciekają" mu pieniądze i wówczas nie ma wyjścia, musi podjąć jakieś działania. Kiedy mówimy o relacjach pracowniczych (np. mobbing) firmy decydują się na śledztwo z obawy, że sprawę opiszą media, albo gdy pojawią się obciążające wpisy w internecie.

Czy kadra zarządzająca może zignorować doniesienia o nieprawidłowościach w firmie?

A.K.: Robienie śledztw wewnętrznych w uzasadnionych przypadkach to obowiązek zarządu. Jeśli nie podejmie on działań zmierzających do wykrycia czy wyjaśnienia sytuacji, która spowodowała szkodę przekraczającą 200 tys. zł, naraża się na ryzyko odpowiedzialności za działanie na szkodę spółki. Grozi mu za to m.in. odpowiedzialność karna. Zarząd ryzykuje także odpowiedzialność osobistą, jeśli nie dochodzi uzasadnionego roszczenia powyżej 200 tys. zł. To też jest działanie na szkodę spółki.

W.C.: Czasami sygnalista informuje o nieprawidłowościach, a zarząd odpuszcza sprawę lub ją bagatelizuje. Po jakimś czasie do spółki wchodzi organ regulacyjny lub inna państwowa instytucja i wszystko jest ujawniane. Zarząd nie może powiedzieć, że nie wiedział, bo przecież wcześniej otrzymał od sygnalisty zgłoszenie w tym temacie. Wtedy sytuacja jest trudna, a konsekwencje mogą być bardzo poważne.

Jak to wygląda w przypadku mobbingu? Czy zarządzającemu także grożą kary za brak reakcji na zgłoszenie sygnalisty?

A.K.: W Polsce ustawa o ochronie sygnalistów nie została jeszcze implementowana, chociaż termin minął 17 grudnia 2021 roku. Dlatego te przepisy dyrektywy, których nie można wyłączyć, są stosowane bezpośrednio ze względu na brak implementacji. Sygnalista to pojęcie, które pojawia się w rozumieniu potocznym i w rozumieniu ustawowym. W znaczeniu ustawowym w uproszczeniu jest to osoba, która informuje organizację lub organy państwa, np. prokuratora, organ regulacyjny, o nieprawidłowości kwalifikowanej, czyli takiej, która zagraża szeroko rozumianym interesom Unii Europejskiej, m.in. o zatruciu środowiska, korupcji, praniu brudnych pieniędzy, terroryzmie, naruszeniu praw dot. ochrony konkurencji. Jeżeli ktoś jest w pracy poddawany mobbingowi lub innym tego typu działaniom i zgłasza to - nie jest on sygnalistą w rozumieniu dyrektywy i nie jest z tego powodu przez nią chroniony. Może być chroniony na podstawie innych ustaw, np. kodeksu pracy lub wewnętrznych, korporacyjnych regulacji, ale nie chroni takiej osoby dyrektywa.

Jakie firmy zazwyczaj korzystają z usług śledczych? Czy są to te duże z dużymi problemami?

W.C.: Są to również małe i średnie spółki z dużym problemem. Szczególnie gdy potencjalne nadużycie i wynikająca z niego strata jest tak duża, że zaburza działalność operacyjną i finansową lub grozi dużymi ryzykiem reputacyjnym.

A.K.: Są też duże podmioty, mające swoje siedziby w Nowym Jorku, Londynie czy Paryżu, a w Polsce niewielkie - z perspektywy globalnej oddziały. One korzystają z usług śledczych, bo są świadome konsekwencji zbyt późnego wykrycia nieprawidłowości. Zdarza się, że w firmie przeprowadzana jest kontrola regulatora np. Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komisji Nadzoru Finansowego, albo dochodzi do przeszukania prowadzonego przez prokuraturę, zatrzymań pracowników, kadry menedżerskiej.

W.C.: W takich sytuacjach liczy się czas: jak najszybciej trzeba sprawdzić dokumentację, przejrzeć komunikację. Na przykład w sprawach prowadzonych przez UOKiK ten, kto pierwszy zgłasza nieprawidłowość, ma szansę na uniknięcie kary lub ma szansę negocjować jej wysokość. Trzeba też sprawdzić, jak działają procedury w firmie, czy nie są fasadowe. Czy istnieje prawdopodobieństwo kolejnych zatrzymań, powiadomienia prasy itp.

Czy firmy po wykryciu nieprawidłowości zawiadamiają prokuraturę lub inne organy, czy też starają się uniknąć rozgłosu?

W.C.: Zarządzający nie zdają sobie często sprawy z tego, co oznacza korupcja wewnątrz firmy. Problemem nie jest zdemaskowanie osoby, tylko to, co dalej z tą wiedzą zrobić. Trzeba przede wszystkim ustalić jakie ta osoba ma relacje wewnątrz organizacji i czy jeśli ją zwolnimy nie wyprowadzi ona klientów; czy w ten proceder jest zaangażowana jedna osoba, czy jest ich więcej? Jak działać, kiedy członkowie zarządu, lub dyrektorzy mieli świadomość nieprawidłowości? Zarządzający powinni mieć odpowiedź, jeśli spełni się któryś z czarnych scenariuszy.

A.K.: Czasami informacje o tym, że ktoś jest zwalniany dyscyplinarnie, rozchodzą się, co obciąża wizerunkowo firmę. Dlatego w takich sytuacjach często zawierane są ugody - strony rozstają się polubownie, a osoba, która dopuściła się nieprawidłowości szuka szczęścia w innym miejscu.

To oznacza, że taka osoba może zatrudnić się w kolejnej firmie, tak Jakby nic się nie stało?

W.C.: Często tak się zdarza.

A.K.: Firmy boją się, że jeśli zwolnią dyscyplinarnie taką osobę, to pójdzie ona do sądu pracy, a przy okazji wyjdą na jaw jakieś inne nieprawidłowości. Celem firm jest osiąganie zysku, rozwój, ale przede wszystkim przetrwanie. Pojawia się pytanie: co się stanie, jeśli wezwiemy regulatora, prokuratora i dowiedzą się o tym media?

W.C.: W przypadku mobbingu zdarza się, że firma decyduje się na pozostawienie takiego pracownika, bo generuje dla niej duże przychody i uznaje, że nie warto wypuszczać go z firmy. Wszyscy wiedzieli, jak zachowuje się ta osoba i historycznie przymykano na to oko. Spółka woli zapłacić osobie pokrzywdzonej odszkodowanie.

Czy firmy powinny przygotować się na kontrolę służb?

W.C.: Służby są coraz bardziej profesjonalne. Dobrze wiedzą, po co przychodzą. Pamiętam naloty o świcie, gdy wyrywały kable z wtyczkami i zabierały komputery. To paraliżowało firmę, tak jak w przypadku sławnej sprawy Optimusa. Teraz służby przyjeżdżają z informatykami, robią to tak, żeby nie zakłócać biznesu, robią to szybko i sprawnie.

A.K.: Przy kontroli trzeba współpracować. Za brak współpracy grożą gigantyczne kary. Służby często dają około godziny, by przyjechali prawnicy, bo wiedzą, że wtedy wszystko będzie szło sprawniej.

W.C.: Zawsze trzeba zrobić dokładną listę tego, co zostało zabezpieczone, zgrane i co działo się podczas kontroli. Trzeba być na takie sytuacje przygotowanym i choć brzmi to dziwnie, można być na taką sytuację doskonale przeszkolonym.

Wywiad "Pieniądze „uciekają” z firmy? Śledztwo może wskazać przyczynę" z Wojciechem Czyżewskim i Adamem Kowalczykiem ukazał się 22 listopada 2022 r. w dzienniku Rzeczpospolita.