Einführung der E–Rechnung – ein Blick auf den Entwurf des zweiten BMF–Schreibens

Seit dem 01. Januar 2025 ist die Ausstellung von elektronischen Rechnungen (sog. E-Rechnungen) zwischen deutschen Unternehmern grundsätzlich verpflichtend (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 Hs. 2 UStG). Hierzu veröffentlichte das BMF am 15. Oktober 2024 ein erstes Schreiben (BMF, Schr. v. 15.10.2024 – III C 2 - S 7287-a/23/10001 :00), welches die Anforderungen an die E-Rechnung hinsichtlich zulässiger Formate, Übermittlungswege, Pflichtangaben und Anhänge konkretisierte.

Derzeit liegt ein Entwurf für ein zweites BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (III C 2 - S 7287-a/00019/007/230) vor, welches das erste BMF Schreiben ergänzt. Die Grundsätze des zweiten BMF-Schreibens sollen für alle Umsätze anzuwenden sein, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt worden sind.

Aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft wurde der Entwurf bereits im Entwurfsstadium zu Informationszwecken allgemein veröffentlicht.

Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens wird im 4. Quartal 2025 erwartet.

A. Zulässige Formate der E-Rechnung und ihre Bestandteile

Muss seit dem 01.01.2025 eine E-Rechnung erteilt werden, hat diese ein bestimmtes Format einzuhalten. Werden die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt, liegt ein zulässiges strukturiertes Format vor. Ebenso sind die in Deutschland üblichen Formate XRechnung (strukturiertes Format) und ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (hybrides Format mit einem strukturierten und nicht strukturierten Teil) zulässig, ausgenommen sind jedoch die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Weiterhin kann das Format einer E-Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, wenn das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht.

B. Wesentliche Inhalte des Entwurfs des BMF-Schreibens

Der Entwurf enthält mehrere Klarstellungen und Ergänzungen zur praktischen Handhabung der E-Rechnungen:

• Folge von Formatfehlern (Änderung der Rn. 7)

Eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 6 UStG nicht erfüllt, stellt unter den Vorgaben des § 14 Abs. 1 S. 1 UStG eine sonstige Rechnung dar. Dies schafft Erleichterung für all diejenigen, die ohnehin nicht zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind.

Dies führt dazu, dass dem Unternehmer auch bei Vorliegen eines Formatfehlers die Möglichkeit der Berichtigung offensteht und insoweit eine ordnungsgemäße Rechnung i.S.d. §§ 14, 14a UStG - rückwirkend auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung - erzeugt werden kann, welche zum Vorsteuerabzug berechtigt. 

• Folge von inhaltlichen Fehlern (Änderung der Rn. 35)

Inhaltliche Fehler (etwa festgestellt im Rahmen einer Validierung) sollen die Einordnung als E-Rechnung bestehen lassen. Jedoch soll die Rechnung in diesem Fall als nicht ordnungsmäßig gelten. Es bedarf daher einer zwingenden Berichtigung, um den Vorsteuerabzug zu retten, selbst wenn im konkreten Fall der Leistungserbringer zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung berechtigt wäre. Weiterhin soll eine „Rettung“ durch Ergänzung der strukturierten Daten mit einem Verweis auf nicht strukturierte Daten nicht zu einer ordnungsgemäßen Rechnung führen.

• Erweiterung von Ausnahmen (Änderung der Rn. 22)

Künftig soll auch Kleinunternehmern die Ausstellung und Übermittlung von sonstigen Rechnungen möglich sein. Die Verwendung einer solchen sonstigen Rechnung bedarf in diesem Fall einer formlosen Zustimmung des Rechnungsempfängers, welche auch konkludent erfolgen können soll. 

• Aufbewahrungspflichten (Änderung der Rn. 60)

Für Aufbewahrungspflichten von E-Rechnungen gilt, dass der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufzubewahren ist, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Der Entwurf stellt klar, dass hinsichtlich der Umsatzsteuer kein Verstoß gegen §§ 14b Abs. 1 und 14 Abs. 3 UStG vorliegt, wenn E-Rechnungen nicht in GoBD-konformen Datenverarbeitungssystemen gespeichert werden. 

Darüber hinaus enthält der Entwurf Änderungen bzgl. des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. 

C. Einordnung der geplanten Ergänzungen durch den Entwurf

Die geplanten Änderungen enthalten im Wesentlichen Klarstellungen, welche insoweit begrüßenswert sind, als dass sie zur Rechtssicherheit beitragen. Demnach erwarten wir, dass Unternehmer, welche der E-Rechnungspflicht unterliegen und sie bereits beachten, nichts Grundlegendes ändern müssen. 

D. Umgang mit der Einführung der E-Rechnung und Ausblick auf weitere Entwicklungen

Zwar bestehen für den Zeitraum vom 01. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027 Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze können Unternehmer sogar voraussetzungslos an den bisherigen Rechnungsformaten (etwa Papier oder PDF) festhalten.

Es ist sinnvoll sich frühzeitig mit der Umstellung zu beschäftigen, da spätestens Ende 2027 bei Rückgriff auf Drittanbieter zur technischen Implementierung der Umstellung mit längeren Bearbeitungszeiten zu rechnen sein dürfte. Nur so kann vermieden werden, dass ordnungsgemäße Rechnungen im neuen Jahr erst verspätet ausgestellt werden können. Andernfalls bleibt zu erwarten, dass einige Kunden - mangels Erhalts einer ordnungsgemäßen Rechnung - ihre Rechnungen vorerst nicht begleichen werden. Bei Verzögerungen bei der Ausstellung von E-Rechnungen von über 6 Monaten drohen sogar Bußgelder (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG), da die nicht oder nicht rechtzeitige Ausstellung einer E-Rechnung nach dem Wortlaut einen Bußgeldtatbestand erfüllt.

Ein Leistungsempfänger sollte künftig darauf achten, die empfangenen Rechnungen mit geeigneten Validierungsanwendungen zu kontrollieren und bei Fehlern den Rechnungsersteller zur Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung aufzufordern. Hierauf hat der Rechnungsempfänger einen zivilrechtlichen Anspruch. Für XRechnungen stellt das Land Baden-Württemberg einen Validator zur Verfügung (hier).

Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass der Rat der Europäischen Union im März diesen Jahres als Teil des VAT in the Digital Age (Informationen und Handlungsempfehlungen hierzu in englischer Sprache) mit dem Maßnahmenpaket VAT eine E-Rechnungspflicht verabschiedet hat. Diese Pflicht gilt ab dem 01. Juli 2030 für B2B-Umsätze in der EU.

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Die vorstehenden Ausführungen dienen nur der Information und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

Bei der Erstellung des Artikels hat unser Rechtsreferendar Christian Müller mitgewirkt.