Efektywna organizacja pracy zdalnej

Bez samowolnej relokacji

Pomimo ogólnych zasad wymagających określenia w umowie o pracę miejsca pracy (art. 29 k.p.), szczegółowe regulacje w zakresie telepracy oraz specustawa covidowa nie odzwierciedlały obowiązku konkretnego określenia lokalizacji pracy na odległość, odwołując się ogólnie do pracy „poza zakładem pracy” (art. 67⁵ k.p.) lub „poza miejscem jej stałego wykonywania” (art. 3 specustawy covidowej). W konsekwencji ta kwestia albo nie była w ogóle przedmiotem uzgodnień stron, albo też postanowienia umowne były tu niewystarczająco szczelne. Prowadziło to do licznych ryzyk związanych zwłaszcza z samowolną relokacją pracownika np. za granicę, co w okresie pandemii nie było rzadkim zjawiskiem.

Nowelizacja kodeksu pracy potwierdzająca konieczność uzgodnienia miejsca pracy zdalnej pomiędzy stronami to próba rozwiązania tego problemu. Sam sposób określenia miejsca pracy to również novum, gdyż w pierwszej kolejności to pracownik będzie proponował lokalizację zdalną, a pracodawca będzie mógł jedynie zgodzić się lub odmówić zgody na tę propozycję. Tym samym żadna ze stron nie będzie mogła narzucić swojej woli w tym zakresie.

Co ważne, nowe regulacje nie wprowadzają ograniczeń we wskazaniu kilku miejsc wykonywania pracy zdalnej, jeśli tylko będzie to przedmiotem uzgodnienia pracownika z pracodawcą.

Jeżeli chodzi o poziom szczegółowości w określeniu miejsca pracy zdanej, to określenie go jako „miejsca zamieszkania pracownika” wydaje się zbyt ogólne. Nie zabezpiecza bowiem sytuacji stałej przeprowadzki pracownika do innej miejscowości, z czym może się wiązać ryzyko podróży służbowych (i ich odpowiedniej kompensacji) na wypadek incydentalnego spotkania w biurze lub u klienta. Z kolei powołanie się na konkretny adres będzie pociągało za sobą obowiązek stron do ponownego uzgodnienia w przypadku każdorazowej przeprowadzki pracownika nawet na drugą stronę ulicy.

Co ważne, zmiana miejsca pracy zdalnej może być uzgodniona mailowo i nie wymaga formalnego aneksowania umowy o pracę.

System zadaniowy nie dla wszystkich

Nowelizacja kodeksu pracy nie reguluje czasu pracy pracowników zdalnych, pozostawiając tę kwestię zasadom ogólnym. Elastyczność pracy zdalnej oraz znaczna niezależność pracowników zdalnych w realizacji obowiązków może sugerować objęcie ich systemem zadaniowego czasu pracy, w którym pracownik jest rozliczany z wykonania powierzonych mu zadań, a nie z przepracowanych godzin.

Tu jednak warto o rozwagę. Zadaniowy system czasu pracy wolno stosowany tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania. O ile miejsce pracy zdalnej wpisuje się w tę definicję, to nie każdy pracownik zdalny będzie mógł być tym systemem objęty. Dotyczy to zwłaszcza pracy wymagającej bieżącego nadzoru lub dyspozycyjności w określonych godzinach (np. infolinia).

Ważne! W celu objęcia pracownika zdalnego systemem zadaniowego czasu pracy konieczne jest porozumienie stron określające pulę zadań i czas potrzebny do ich wykonania; natomiast sposób i godziny ich realizacji pozostawione są w gestii pracownika.

Zakres kontroli

Nowością przewidzianą w nowelizacji kodeksu pracy jest obowiązek określenia w wewnętrznych regulacjach w zakresie pracy zdalnej sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika zdalnego. Ustalonym sposobem weryfikacji, czy pracownik zdalny rozpoczął pracę w danym dniu, może być np. zobowiązywanie go do udziału w porannych spotkaniach online czy też zgłoszenie swojej obecności na komunikatorze.

W razie chęci objęcia pracowników zdalnych jeszcze dalej idącą kontrolą, możliwe jest wprowadzenie monitoringu (w tym przede wszystkim monitoringu poczty elektronicznej). W przypadku pracowników zdalnych nie ma natomiast możliwości objęcia ich monitoringiem wizyjnym.

Objęcie pracownika monitoringiem poczty będzie możliwe tylko, jeżeli ma ono służyć zapewnieniu pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych mu narzędzi pracy. Monitoring nie może przy tym naruszać tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika (m.in. prawa do prywatności).

Ważne! Wdrożenie monitoringu poczty elektronicznej będzie pociągać za sobą konieczność rewizji regulaminu pracy poprzez wskazanie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu.

Ponadto pracodawca powinien oznaczyć laptopy i smartfony, na których prowadzi monitoring poczty elektronicznej, w widoczny i czytelny sposób, np. za pomocą odpowiednich naklejek.

Tylko elektronicznie

Nowelizacja kodeksu pracy przewiduje odstępstwo od ogólnej reguły, zgodnie z którą zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. W przypadku zmiany miejsca pracy zdalnej nie będzie konieczne aneksowanie umowy o pracę – będzie ją wolno uzgodnić elektronicznie, np. mailowo.

Nowe przepisy pozwalają także na elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej związanej z pracą zdalną. Elektroniczna forma dokumentacji może obejmować m.in. porozumienie w zakresie wprowadzenia pracy zdalnej, obowiązkowe oświadczenia pracownika, a także wnioski pracownika dotyczące m.in. urlopów rodzicielskich. Co istotne, elektroniczny obrót tymi dokumentami nie będzie wymagał posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Taki podpis będzie natomiast wymagany m.in. w przypadku zawarcia (podpisania) umowy o pracę, ewentualnej umowy o zakazie konkurencji, a także w przypadku złożenia przez pracodawcę oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Ważne! W przypadku elektronicznego obrotu dokumentacją pracowniczą w zakresie pracy zdalnej należy zweryfikować zgodność wykorzystywanych przez pracodawcę urządzeń technicznych z zasadami bezpieczeństwa ochrony informacji, w tym z zasadami ochrony danych osobowych. Ponadto obowiązkiem pracodawcy będzie określenie procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie, w razie potrzeby, instruktażu i szkoleń w tym zakresie.

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.