Zdrowie psychiczne pracowników – co musi, a co może pracodawca?

Zdrowie psychiczne jest tematem, o którym w ostatnich latach mówi się coraz więcej i coraz bardziej otwarcie. Dotyczy to także zdrowia psychicznego pracowników, u których obserwuje się rosnącą liczbę zwolnień lekarskich wystawianych z powodu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania. Do tej grupy zalicza są m.in. depresja, schizofrenia, nerwica, zaburzenia lękowe, zaburzenia osobowości i reakcje na ciężki stres.

Według danych ZUS w 2023 r. liczba zwolnień lekarskich wystawionych z tych powodów wzrosła względem roku poprzedniego o 8,7 procent. W 2023 r. lekarze wystawili ponad 1,4 miliona zwolnień lekarskich, co przełożyło się na 26 mln dni absencji chorobowych.

Kondycja pracowników, w tym psychiczna, ma wpływ na środowisko pracy i samych pracodawców, w tym w szczególności przekłada się na absencje, konieczność zapewnienia zastępstw, zwiększoną rotację pracowników, mniejsze zaangażowanie w pracę oraz niższą jej efektywność.

Skoro listopad jest miesiącem zdrowia psychicznego, warto rozważyć, jakie obowiązki i możliwości ma pracodawca w kontekście zdrowia psychicznego pracowników, czy firma uwzględnia to w swojej polityce HRowej, czy w tym aspekcie pracodawca jest inkluzywny.

Za co odpowiada pracodawca, jeśli chodzi o zdrowie psychiczne pracowników?
Kodeks pracy pośrednio nakłada na pracodawców liczne obowiązki w sferze zdrowia psychicznego pracowników. Do obowiązków tych należy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 207 § 2 k.p.) oraz kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), równe traktowanie pracowników oraz przeciwdziałanie dyskryminacji (art. 94 pkt 2b w zw. art. 183a § 1 k.p.), a także zapobieganie mobbingowi w miejscu pracy (art. 943 § 1 k.p.).

Nie można także zapominać, że pracodawca powinien uwzględnić zagrożenia dla zdrowia psychicznego pracowników w ocenie ryzyka zawodowego oraz aktywnie im przeciwdziałać. Ponadto są zawody czy stanowiska w sposób szczególny narażone na np. stres czy związane z ryzykiem (kierowcy, w tym Ubera czy Bolta, osoby pracujące w ochronie, na wysokościach czy sędziowie).

Zignorowanie tych obowiązków może skutkować roszczeniami pracowników.

W jaki sposób pracodawcy mogą wpływać na dobrostan psychiczny pracowników?
Pracodawcy powinni przygotować dostosowaną do ich potrzeb i możliwości politykę dbania o dobrostan psychiczny pracowników. Przy opracowaniu takiej polityki dobre wskazówki dotyczące zarządzania zdrowiem psychicznym w miejscu pracy podpowiada globalna norma ISO 450003.

Istotne będą szkolenia dające narzędzia do identyfikowania oraz rozwiązywania napięć w zespole, metod radzenia sobie ze stresem, wydzielenie w firmie przestrzeni, gdzie pracownicy mogą „odreagować” stres w wybrany przez siebie sposób.

Koniecznym elementem jest monitorowanie atmosfery w pracy przez anonimowe ankiety, co pozwala odpowiednio wcześnie reagować na niepokojące sygnały. Dopełnieniem powyższego będą polityki przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, organizacja pracy umożliwiająca łączenie życia zawodowego i prywatnego, a także odpowiednio ustrukturyzowany pakiet benefitów.

Jakie rozwiązania można wykorzystać w celu wspierania work-life-balance pracowników?
W zależności od sytuacji pracodawcy, organizacji pracy i preferencji pracowników można rozważyć pracę częściowo zdalnie oraz elastyczne grafiki pracy.

Firmy powinny podjąć działania zmierzające do ograniczenia liczby nadgodzin, a także zadbać o to, by pracownicy regularnie wykorzystywali urlopy wypoczynkowe.

Jak wprowadzić efektywne procedury przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji?
Przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy, a to, jak go realizować, podpowiada orzecznictwo sądów.

W wyroku z 21 kwietnia 2015 r., o sygn. II PK 149/14, Sąd Najwyższy wskazał, że obowiązek przeciwdziałania mobbingowi nie polega jedynie na działaniach dotyczących przypadków wystąpienia tego zjawiska, ale również na działaniach zapobiegawczych, które powinny być realne i efektywne. Oznacza to, że postawa pracodawców względem mobbingu powinna być proaktywna i nakierowana na zapobieganie mobbingowi, a nie jedynie sprowadzać się do reagowania na zgłaszane lub obserwowane nieprawidłowości.

W tym obszarze ważną rolę spełniają szkolenia – również te nakierowane na kadrę menadżerską, ankiety zaangażowania i działania następcze.

W kontekście monitorowania zachowań w miejscu pracy, firmy powinny zapewnić pracownikom możliwość bezpiecznego zgłaszania niepożądanych zachowań, które ich dotyczą lub które zaobserwowali w stosunku do innych pracowników. Nowa ustawa o ochronie sygnalistów (z 14 czerwca tego roku, która obowiązuje od 25 września 2024 r.) daje wiele wytycznych w tym zakresie, które mogą wdrożyć dobrowolnie również podmioty niezobowiązane na gruncie tej ustawy.

Przykładowo, zgłoszenia anonimowe mogą być cennym źródłem informacji o niepożądanych zachowaniach w miejscu pracy. Z drugiej jednak strony, mogą one także być traktowane instrumentalnie w celu zaszkodzenia innym pracownikom czy szefowi. Warto pamiętać, że nawet jeśli firma dopuszcza anonimowe zgłoszenia, to zgłoszeń oczywiście nieprawdziwych lub niezasadnych nie trzeba rozpatrywać. Firma może także zrezygnować z przyjmowania zgłoszeń anonimowych.

Jakie benefity mogą wspierać dobrostan psychiczny pracowników?
Przed ustaleniem oferty pracodawcy warto rozpoznać preferencje pracowników, pamiętając jednak o maksymie „w zdrowym ciele zdrowy duch”. Do promocji zdrowego stylu życia może służyć udostępnienie pracownikom kart sportowych, kart lunchowych czy zdrowych przekąsek w pracy.

Coraz częściej pracodawcy decydują się także na dodatkowe (ponad ustawowe) zwolnienia od pracy w szczególnie trudnych dla pracowników momentach związanych z chorobą lub śmiercią osób bliskich.

Na popularności zyskują ponadto programy wsparcia pracowników (Employee Assistance Programme), które obejmują możliwość anonimowego skorzystania z porady psychologa.

Czy pracownikowi zmagającemu się z problemami psychicznymi przysługują szczególne uprawnienia?
Pomimo że o problemach psychicznych, również w pracy, mówi się coraz częściej i bardziej otwarcie, to problemy psychiczne jako takie nie oznaczają dla pracownika, który ich doświadcza, szczególnych przywilejów zarówno ze strony pracodawcy, jak i współpracowników. W szczególności powołanie się na problemy psychiczne i ewentualną terapię nie może w dłuższym okresie stanowić uzasadnienia dla objęcia pracownika szczególnymi zasadami, czy tolerowania postaw wpływających na zaangażowanie oraz efektywność w pracy.

Takie działania, choć najczęściej motywowane chęcią wsparcia pracownika, w dłuższej perspektywie mogą prowadzić do przekonania pracownika, że obowiązują go inne, korzystniejsze niż kolegów, warunki i że on „może więcej”. W dalszej kolejności może to prowadzić do powstania lub zaostrzenia się podziałów i konfliktów w zespole, włącznie z wykluczeniem pracownika zmagającego się z problemami psychicznymi, co dodatkowo je potęguje i nie przyczynia się do korzyści ani pracownika, ani pracodawcy, a w skrajnych przypadkach przeradza się nawet w mobbing.

W takich wypadkach kluczowe są kompetencje menedżera, który powinien z odpowiednią wrażliwością wesprzeć pracownika, przy jednoczesnym zachowaniu akceptowalnych dla wszystkich zasad współpracy.

PRZYKŁAD

Pracownica firmy przy każdej rozmowie z menadżerem wydaje się zestresowana, często płacze w pracy. Nie osiąga najlepszych wyników i niedawno powiedziała kilku kolegom, że podejrzewa u siebie depresję. Podczas rozmowy rocznej menadżer, w trosce o pracownicę, nie przekazał jej negatywnych elementów oceny i nie wskazał obszarów, które powinna poprawić. Pracownica otrzymała procentowo taką samą podwyżkę, jak inni członkowie zespołu. Z uwagi na jej krótki staż pracy zarabia ona jednak najmniej w zespole. Pracownica zażądała wyższego wynagrodzenia, motywując to otrzymaną dobrą oceną roczną. Jak powinna postąpić firma?

Przede wszystkim zachowanie przełożonego w tej sytuacji było nieprawidłowe. Pracownica nie otrzymała pełnej informacji o ocenie jej pracy oraz o istniejących zastrzeżeniach. Z jednej strony odbiera jej to możliwość poprawy w celu spełnienia oczekiwań pracodawcy. Z drugiej strony taka niepełna informacja o ocenie pracownika może w niektórych przypadkach ograniczyć lub wręcz uniemożliwić pracodawcy ruchy kadrowe, w tym utrudnić odmowę przyznania podwyżki z uwagi na istniejące zastrzeżenia, czy też utrudnić możliwość wypowiedzenia umowy z powołaniem się na ocenę pracy pracownika.

W takiej sytuacji przełożony pracownicy powinien był rozważyć przeprowadzenie spotkania w sposób najmniej kłopotliwy dla pracownika, np. zaangażować pracownika działu HR, przekazać wcześniej pracownikowi agendę spotkania zawierającą zapowiedź omówienia obszarów wymagających poprawy. Najczęściej przejrzystość w komunikacji z pracownikiem jest najlepszym rozwiązaniem, które pozwoli uniknąć dodatkowych komplikacji w przyszłości.

Czy dopuszczalne jest wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi zmagającemu się z problemami psychicznymi?
Nie, jeśli nie wpływają one na wyniki pracy pracownika, a problemy psychiczne byłyby jedynym powodem zwolnienia. Zwolnienie pracownika z powodu problemów psychicznych, gdy nie ma obiektywnych przesłanek wskazujących na to, że pracownik niewłaściwie wykonuje swoje obowiązki (a np. pracodawca obawia się, że może to nastąpić w przyszłości), stanowi dyskryminację.

Inaczej sytuacja wygląda, gdy zwolnienie pracownika jest motywowane przyczynami leżącymi po jego stronie (np. niezadowalającymi wynikami w pracy, naruszeniem obowiązków pracowniczych) lub leżącymi po stronie firmy (np. likwidacja stanowiska). Fakt zmagania się z problemami psychicznymi nie daje pracownikowi szczególnych uprawnień lub ochrony. Do każdego przypadku należy jednak podejść indywidualnie. W niektórych sytuacjach może okazać się, że rozwiązanie umowy z pracownikiem w danych okolicznościach będzie nieuzasadnione lub będzie budziło sprzeciw moralny (zasady współżycia społecznego).

Czy pracodawca może skierować pracownika, u którego podejrzewa problemy psychiczne, na badania lekarskie?
Co do zasady, jeżeli takie podejrzenie jest uzasadnione i w sytuacji, w której może to stanowić zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika (ale także dla innych pracowników), pracodawca ma możliwość skierowania pracownika na badania medycyny pracy. Lekarz medycyny pracy, jeżeli stwierdzi takie podstawy, może skierować pracownika na dodatkowe badania, a nawet na konsultację psychologiczną i psychiatryczną.

Co zrobić, gdy pracownik zmagający się z problemami psychicznymi przyjmuje leki, które wpływają na zdolność lub dopuszczalność wykonywania pracy na stanowisku?
Pracodawca nie może samodzielnie ocenić stanu zdrowia pracownika. Jeśli pracodawca wprowadził na terenie zakładu pracy kontrolę trzeźwości pracowników, to może zdarzyć się, że w testach narkotykowych leki psychotropowe dadzą fałszywie pozytywny wynik. Taki wynik uprawnia pracodawcę do odmowy dopuszczenia pracownika do pracy.

W razie powzięcia przez pracodawcę informacji, że pracownik przyjmuje leki, które wpływają na zdolność lub dopuszczalność wykonywania pracy na stanowisku, powinien on odesłać pracownika do domu oraz skierować go do lekarza medycyny pracy, który będzie mógł orzec, czy istnieją przeciwwskazania medyczne do wykonywania obowiązków na zajmowanym przez pracownika stanowisku.

Czy pracodawca i pracownicy mogą komentować zdrowie psychiczne pracowników? Oczywiście nie. Choć ważne jest promowanie otwartości i akceptacji w miejscu pracy, to komentowanie stanu zdrowia psychicznego pracowników może stanowić naruszenie ich dóbr osobistych. Należy również zaznaczyć, że informacje o stanie zdrowia pracownika są danymi wrażliwymi, a zatem podlegają szczególnej ochronie. Co więcej, komentarze odnoszące się do stanu zdrowia psychicznego pracownika są częstym i typowym dla mobbingu działaniem zmierzającym do poniżenia współpracownika w oczach kolegów.

Zdaniem autorów

Karolina Stawicka - partner, kieruje praktyką prawa pracy w kancelarii Bird & Bird

Paweł Wyrębek - Senior Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird

Magdalena Profic - Junior Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird