Udfordring omkring korrekt udfyldelse af tilbudsliste førte til afvisning af tilbud

Ordregiver var berettiget til at afvise en tilbudsgiver som ukonditionsmæssig på baggrund af en formelt set mangelfuld udfyldelse af tilbudslisten. Kravet om, at tilbudslisten skulle udfyldes for alle poster, gjaldt også, selv om posten efter klagers vurdering ikke var relevant for det afgivne tilbud.

Faktum

Kendelsen er afsagt den 20. marts 2025 og omhandler en rammeaftale om levering af laserkassetteprintere til de fem regioner.

Klagen er indgivet af tilbudsgiveren ILS Danmark ApS (herefter ILS Danmark), hvis tilbud blev afvist med henvisning til, at tilbudsgiveren ikke havde udfyldt nogle rubrikker i tilbudslisten og her angivet en pris for en reservedelsforsikring for reservedele og komponenter under kr. 15.000.

Regionernes vurderingen af, at tilbuddet fra ILS Danmark var ukonditionsmæssigt blev blandt andet begrundet med, at det af udbudsbetingelserne fremgik, at udbuddet omfattede optioner på bl.a. service og reservedele/komponenter, ligesom det fremgik, at optionerne skulle prissættes separat i tilbudslisten, at alle øvrige efterspurgte oplysninger skulle udfyldes i de gule felter i tilbudslisten.

Klager gjorde herover for gældende, at ordregiver ikke havde været berettiget til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt, bl.a. fordi tilbudsgiver ikke tilbød reservedele til en pris under kr. 15.000, hvorfor det ikke var relevant at afgive optionspris på den efterspurgte reservedelsforsikring for reservedele og komponenter under kr. 15.000.

Klagenævnet udtaler

Klagenævnet lægger i deres vurdering vægt på, at en ordregiver har pligt til strengt at overholde de kriterier, den selv har fastsat i udbudsbetingelserne. Denne udtalelse medfører, at klagenævnet lægger stor vægt på flere individuelle punkter fra udbudsbetingelserne. Disse vilkår må forstås i sammenhæng med hinanden og må ligeledes danne grundlaget for en konditionsmæssighedsvurdering. 

Herunder lægges der blandt andet vægt op udbudsbetingelsernes pkt. 10.1, hvoraf det fremgår, at tilbudslisten skulle ”[…] udfyldes i overensstemmelse med anvisningerne i bilaget. Det betyder bl.a. at alle prisfelter der gives tilbud på skal udfyldes med en pris for, at tilbuddet kan blive taget i betragtning [ …]”. 

Tilbudsgiver skulle derfor afgive tilbud på en individuelt prissat option for en reservedelsforsikring, der dækkede reservedele og komponenter under 15.000 kr. For at tilbuddet kunne komme i betragtning, var det således nødvendigt at udfylde det afsatte prisfelt i tilbudslisten. Det forhold, at udbudsbetingelsernes pkt. 10.1 efter sin ordlyd omhandler "prisfelter der gives tilbud på", ændrer ikke på dette krav. Klagenævnet finder således, at da der var en klar forpligtelse til at afgive tilbud på den pågældende ydelse, kunne tilbudsgiver ikke undlade at udfylde prisfeltet.

Klagenævnet vurderer afslutningsvis, at vilkårene i udbudsmaterialet er tilstrækkeligt klare og ikke skaber tvivl for en normalt påpasselig tilbudsgiver om, hvordan tilbuddet skulle udformes for at komme i betragtning. Klagen blev derfor ikke taget til følge.

Bird & Birds kommentar

Resultatet i denne sag er ikke overraskende, når man ser på, hvordan udbudsmaterialet er formuleret.

Klagenævnet når i kendelsen frem til, at ordregiver havde været berettiget til at afvise tilbuddet fra klager, men baseret på udbudsmaterialet ville man efter vores vurdering nok også havde været forpligtet hertil.

Der findes en del kendelser fra tidligere, som alle omhandler mangelfuldt udfyldte tilbudslister, og omdrejningspunktet har her ofte været, om ordregiver var berettiget til at kapitalisere en manglende udfyldt post, herunder om manglende udfyldelse kunne læses således, at ydelsen indgik til kr. 0,-, også selv om dette ikke fremgik eksplicit af udbudsmaterialet, at man ville indlægge en sådan forudsætning.

I nærværende sag var et af argumenterne fra tilbudsgiver, at den manglende pris på reservedelsforsikring for reservedele og komponenter under kr. 15.000 ikke var relevant, da man ikke tilbød sådanne produkter, men med udbudsmaterialets formulering ville den rette fremgangsmåde have været at udfylde posten med "kr. 0,-".

Hvis man som tilbudsgiver her vælger ikke at udfylde posten, risikerer man uvægerligt at blive ramt af tilbudslistens angivelse af, at alle prisfelter skulle prissættes, for at tilbuddet kunne blive taget i betragtning. 

I bagkundskabens klare lys kunne man sagtens have forestillet sig en anden formulering af udbudsmaterialet, som ikke havde udelukket muligheden for at reparere på en mangelfuld udfyldelse, fx ved at kapitalisere en manglende post til kr. 0,-, hvis posten som påstået faktisk ikke var relevant.

Der er imidlertid intet forkert i, at man som ordregiver som forudsætning for konditionsmæssighed kræver en fuldstændig og korrekt udfyldelse af tilbudslisten, men risikoen for at skulle afvise tilbud som ukonditionsmæssige stiger selvsagt.

Klagenævnets kendelse kan tilgås her.