Wewnętrzne postępowania wyjaśniające – co może pójść źle… (część I)

Przez dwa letnie miesiące skupimy się na tym, co może się nie udać podczas prowadzenia takich postępowań. Poniżej opisujemy najczęstsze błędy pojawiające się w tym procesie. Ciąg dalszy będzie w kolejnym wydaniu, na początku sierpnia.

Brak bezstronności i neutralności

Jednym z poważniejszych błędów jest naruszenie zasady bezstronności i obiektywizmu. Niestety dosyć często organizacje powierzają prowadzenie postępowania wyjaśniającego osobom, które znają osobiście strony postępowania. Może to prowadzić do niepotrzebnych emocji, zaangażowania po którejś ze stron, przyjęcia optyki i narracji forsowanej przez konkretną osobę. To prosta droga do konfliktu interesów i stronniczych ustaleń.

Problematyczne jest również powierzanie postępowania osobom, które nie posiadają wystarczającej niezależności organizacyjnej i mogą być podatne na naciski.

Konsekwencje: Stronnicze ustalenia, kwestionowanie wiarygodności postępowania, potencjalny konflikt i ryzyka prawne.

Rozwiązanie: Zawsze wybieraj taki zespół osób, który będzie niezależny od stron postępowania wyjaśniającego. Nie można dopuścić do powstania konfliktu interesów. W przypadku poważnych spraw rozważ zaangażowanie zewnętrznych ekspertów. Ustanów jasne kryteria wyboru osób prowadzących postępowanie wyjaśniające oraz procedury postępowania w przypadku konfliktu interesów.

Opóźnienia w rozpoczęciu postępowania

Zdarza się, że organizacje zwlekają z rozpoczęciem wewnętrznego postępowania po otrzymaniu zgłoszenia. Niepodejmowanie niezwłocznej reakcji na zgłoszenia może prowadzić do eskalacji problemu. Bezczynność zwykle prowadzi do poważniejszych konsekwencji. Opóźnienia mogą być postrzegane jako przejaw zaniedbania lub działania w złej wierze, tuszowania i akceptowania naruszeń. Brak szybkiej reakcji może też prowadzić do utraty szansy na pozyskanie i zabezpieczenie dowodów.

Konsekwencje: Utrata dowodów, ryzyko eskalacji problemu, postrzeganie organizacji jako lekceważącej, o niskich standardach etycznych lub działającej w złej wierze.

Rozwiązanie: Ustanów jasne procedury i terminy podjęcia poszczególnych działań (kto-kiedy-co robi).

Niedostateczna jakość prowadzonej dokumentacji

Niska jakość dokumentacji to częsty błąd, który może uniemożliwić skuteczną obronę organizacji. Może to mieć negatywne konsekwencje na późniejszych etapach, np. błędem jet to, że osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające nie sporządzają szczegółowych notatek z rozmów wyjaśniających albo przeglądu i analizy innych dowodów (np. nagrań). Utrudnia to późniejszą analizę sprawy i powrót do właściwych ustaleń, w przypadku wątpliwości albo ich kwestionowania na późniejszym etapie. Nieprowadzenie kompletnej listy świadków może prowadzić do pominięcia kluczowych osób w dochodzeniu. Nieudokumentowanie łańcucha dowodowego może prowadzić do zakwestionowania wiarygodności dowodów. Niewystarczająco szczegółowa dokumentacja znacznie utrudnia obronę organizacji w postępowaniu sądowym.

Konsekwencje: Trudności w udowodnieniu prawidłowości postępowania, problemy w przypadku kontroli zewnętrznych lub postępowań sądowych.

Rozwiązanie: Opracuj wzory dokumentów i wymagaj ich stosowania i uzupełniania. Prowadź szczegółowe notatki z każdej rozmowy, dokumentuj wszystkie podjęte działania i decyzje. Przygotuj szablon raportu końcowego zawierający wszystkie kluczowe elementy.

Błędy w zbieraniu, analizie i zabezpieczaniu dowodów

Nieprawidłowe postępowanie z dowodami może prowadzić do ich utraty lub zakwestionowania. Zdarza się, że organizacje nieprawidłowo zabezpieczają dowody, co może prowadzić do ich przypadkowego zniszczenia lub modyfikacji. Brak odpowiedniego zabezpieczenia dowodów stanowi poważne zagrożenie dla dochodzenia. Tak, jak w przykładzie powyżej, nieudokumentowanie procesu zbierania dowodów i łańcucha dowodowego może prowadzić do zakwestionowania ich wiarygodności. Umożliwienie nieuprawionym osobom dostępu do dowodów stwarza ryzyko ich zniszczenia lub modyfikacji. O zabezpieczaniu dowodów elektronicznych pisaliśmy szczegółowo w poprzednich odcinkach newslettera [link i link].

Konsekwencje: Utrata kluczowych dowodów, brak możliwości wykazania faktów, kwestionowanie wiarygodności ustaleń wewnętrznego postępowania wyjaśniającego.

Rozwiązanie: Nie zwlekaj z zabezpieczeniem wszystkich potencjalnych dowodów. Dokumentuj każdy etap ich zbierania i przechowywania. Ogranicz dostęp do dowodów tylko do upoważnionych osób. W przypadku dowodów elektronicznych – korzystaj z ekspertów (wewnętrznych lub zewnętrznych) i specjalistycznego oprogramowania. Prowadź szczegółowy rejestr łańcucha dowodowego.

Niewłaściwe techniki przeprowadzania rozmów wyjaśniających

Jakość rozmów wyjaśniających zależy od kompetencji i doświadczenia osób, które je przeprowadzają. Osoby prowadzące rozmowę wyjaśniającą często zadają pytania sugerujące odpowiedź, co może zniekształcić relacje świadków. Bywa, że wypowiedzi zapisywane są wybiórczo albo relacja jest zniekształcana poprzez narrację samego prowadzącego rozmowę. Brak doświadczenia w prowadzeniu rozmów wyjaśniających może prowadzić do pominięcia kluczowych informacji. Nieprzygotowanie się do rozmowy wyjaśniającej przez m.in. przegląd dostępnych dowodów skutkuje zadawaniem niewłaściwych pytań albo pominięciu istotnych wątków. Warto, żeby rozmowę wyjaśniającą prowadziły przynajmniej dwie osoby, wtedy trudniejsze jest późniejsze kwestionowanie jej przebiegu i ustaleń. Niewystarczająco szczegółowe notatki z rozmów utrudniają późniejszą analizę sprawy.

Konsekwencje: Otrzymanie niepełnych lub zniekształconych informacji, kwestionowanie wiarygodności relacji świadków.

Rozwiązanie: Przeszkól śledczych w technikach prowadzenia rozmów wyjaśniających. Zawsze bądź przygotowany do rozmowy, przejrzyj dostępne dowody. Prowadź rozmowy wyjaśniające w parach. Używaj otwartych pytań i unikaj sugerowania odpowiedzi. Rób szczegółowe notatki.

Brak systemu zgłaszania naruszeń

Organizacje często nie mają ustanowionych jasnych procedur, co w nowej, nietypowej sytuacji kryzysowej może prowadzić do chaosu organizacyjnego. Brak jasnych procedur zgłaszania naruszeń powoduje, że pracownicy nie wiedzą, jak i gdzie raportować nieprawidłowości.

Nieustalenie ról i odpowiedzialności członków zespołu prowadzi do powielania działań lub pozostawiania luk w postępowaniu. Brak jasnych ścieżek komunikacji może prowadzić do przekazywania niepełnych lub zniekształconych informacji. Nieprzypisanie odpowiednich osób (z adekwatnym doświadczeniem i kompetencjami) do prowadzenia konkretnych typów spraw może prowadzić do błędów i nawarstwiania się problemów. Brak jednolitych wytycznych w zakresie sposobów postępowania prowadzi do niespójności. Różne traktowanie podobnych przypadków może prowadzić do zarzutów dyskryminacji.

Konsekwencje: Chaos organizacyjny, nierówne traktowanie, ryzyka prawne związane z zarzutem dyskryminacji.

Rozwiązanie: Opracuj i wdróż kompleksową procedurę zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych, w tym postępowań wyjaśniających. Określ jasno role i odpowiedzialności. Ustanów jednolite standardy postępowania.

Niewłaściwy dobór zespołu wyjaśniającego

Częstym błędem jest niewłaściwy dobór osób prowadzących postępowanie wyjaśniające. Przydzielanie niedoświadczonych osób do skomplikowanych spraw może prowadzić do pominięcia kluczowych aspektów dochodzenia. Brak zewnętrznych ekspertów w zespole przy poważnych sprawach może skutkować ryzykiem poniesienia odpowiedzialności za nieprawidłowe przeprowadzenie postępowania.

Konsekwencje: Zarzut nieprawidłowego prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pominięcie kluczowych aspektów, luki w materiale dowodowym i błędna analiza dowodów, nierzetelne ustalenia końcowe.

Rozwiązanie: Opracuj kryteria doboru osób dedykowanych do prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, w zależności od typu i złożoności sprawy. Inwestuj w szkolenia wewnętrznych specjalistów zajmujących się prowadzeniem postępowań wyjaśniających. W przypadku spraw rodzących duże ryzyko skorzystaj z pomocy zewnętrznych ekspertów.

Podsumowanie

Skuteczne wewnętrzne postępowania wyjaśniające wymagają systematycznego podejścia, odpowiedniego przygotowania i stałego doskonalenia procedur. Unikanie opisanych błędów nie tylko chroni organizację przed ryzykiem prawnym, ale także buduje kulturę zgodności i zaufania wśród pracowników. Pamiętaj, że inwestycja w profesjonalne prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających to inwestycja w długoterminową stabilność i reputację organizacji.

Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoje procedury, ucz się na błędach i nie wahaj się korzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów w przypadku skomplikowanych spraw.