Defence file – narzędzie obrony w postępowaniach wyjaśniających

Czym jest defence file?

Defence file można porównać do teczki obrończej, w której gromadzi się wszystko, co może posłużyć do odpierania zarzutów.

W zależności od kontekstu mogą to być:

• w prawie karnym – notatki obrońcy, wyjaśnienia klienta, dowody zebrane niezależnie od prokuratury (w tym na przykład korespondencja elektroniczna), prywatne opinie biegłych, dokumenty potwierdzające zgodność działań z prawem;
• w postępowaniach regulacyjnych lub wewnętrznych – polityki i procedury obowiązujące w organizacji, dowody ich faktycznego stosowania (np. szkolenia, raporty audytowe), korespondencja pokazująca należytą staranność, analizy prawne i eksperckie przygotowane przez zewnętrznych doradców.

W skrócie: to narzędzie, które pozwala stronie zorganizować własną narrację obronną i uporządkować materiał dowodowy zanim dojdzie do formalnego starcia z prokuratorem, innym organem czy sądem.

Istotą jest przygotowanie argumentacji i dowodów popierających nasze tezy, na wypadek konieczności obrony przed jakimiś zarzutami. Dowody te muszą być zebrane i uporządkowane w sposób logiczny, aby w razie konieczności nagłego, pilnego działania – można było je szybko odnaleźć i przedstawić.

Czasami zdarza się, że organy ścigania (albo inne organy kontrolne) dysponują niepełną wiedzą, fragmentami informacji (np. niepełnym ciągiem korespondencji e-mail), które mogą być w różny sposób rozumiane i przedstawiane. W takiej sytuacji naszym zadaniem jest ustalić pełny stan faktyczny na potrzeby wiedzy organizacji, czyli np. ustalić pełny ciąg korespondencji, przeanalizować go, zrozumieć i wyciągnąć wnioski, a jeśli pojawiają się wątpliwości – wyjaśnić je bezpośrednio z uczestnikami takiej wymiany korespondencji.

Defence file może powstać w wersji elektronicznej lub fizycznej (albo obu). Rekomendujemy przygotowanie przynajmniej jednej wersji fizycznej (z wydrukowanymi wszystkimi dokumentami) – gdyż w sytuacji nagłej – takiej jak np. zatrzymanie osoby podejrzewanej o popełnienie przestępstwa – może po prostu brakować czasu na drukowanie i układanie dokumentów. Defence file jest dla tych, którzy zakładają najlepsze, ale są gotowi na najgorsze.

Defence file a wewnętrzne postępowania wyjaśniające

Jak już wskazywaliśmy w poprzednich wydaniach newslettera, organizacja może mieć potrzebę przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w wielu sytuacjach. Mogą to być sytuacje, w których organizacja jest pokrzywdzona jakimiś działaniem osób z wewnątrz, ale mogą być to również sytuacje, w których wobec organizacji formułowane są jakieś zarzuty, np. w zakresie:

• naruszenia prawa konkurencji,
• nadużyć finansowych, nierzetelnych rozliczeń, fikcyjnych umów,
• zgłoszeń sygnalistów,
• incydentów AML lub cyberbezpieczeństwa.

W takich sytuacjach stworzenie defence file pełni kluczową rolę, bowiem:

1. zabezpiecza dowody staranności organizacji – firma może wykazać, że miała wdrożone procedury, szkoliła pracowników, reagowała na zgłoszenia sygnalistów,
2. buduje argumentację – zanim pojawi się organ kontrolujący, spółka ma już przygotowaną „mapę obrony”,
3. porządkuje materiały – wszystkie dokumenty trafiają do jednego miejsca (folderu / przestrzeni dyskowej czy fizycznego segregatora), co ułatwia ich późniejsze ujawnienie i powoływanie się na konkretne dowody (np. w ramach współpracy z organem).

Wszystko to ma służyć kompleksowej ochronie interesów spółki i menadżerów.

Dokumenty zebrane w ramach defence file przez adwokata lub radcę prawnego objęte są tajemnicą zawodową.

Dlaczego to ważne?

Bez dobrze przygotowanego defence file organizacja staje do rozmów z organem kontrolującym „z pustymi rękami”, zdana wyłącznie na narrację przedstawioną przez ten organ. W takiej sytuacji obrona może być chaotyczna i niepełna, pomijająca kluczowe informacje i dowody, albo przedstawiająca same twierdzenia bez popierania ich konkretnymi dowodami.

Z kolei uporządkowany i przemyślany defence file:

• ułatwia budowę spójnej linii obrony,
• pozwala szybciej reagować na pytania organu,
• zwiększa szanse na złagodzenie ewentualnej odpowiedzialności a nawet całkowite jej wyeliminowanie.

Podsumowanie

Defence file to nie jest zwykły plik dokumentów. To narzędzie strategiczne, które łączy elementy prawa, dowodów i narracji obronnej.

W kontekście wewnętrznych postępowań wyjaśniających jest on wręcz niezbędny – bo pozwala organizacji uporządkować swoją wersję wydarzeń zanim zostanie ona skonfrontowana z ustaleniami organu kontrolującego czy prokuratury.

Warunkiem przygotowania skutecznego defence file jest przeprowadzenie rzetelnego postępowania wyjaśniającego i upewnienie się, że ustalony stan faktyczny jest kompletny, wiarygodny i sprawdzalny – możliwy do udowodnienia dzięki zebranemu materiałowi dowodowemu.