Wewnętrzne postępowania wyjaśniające a relacje z organami ścigania

Postępowania wyjaśniające służą przede wszystkim ochronie interesów organizacji, w której są przeprowadzane.

Często w praktyce zdarza się tak, że wewnętrzne postępowanie wyjaśniające jest reakcją organizacji na toczące się zewnętrzne postępowanie jakiegoś organu publicznego.

Organy ścigania coraz częściej zwracają się do firm z żądaniami wydania dokumentacji z wewnętrznego postępowania wyjaśniającego oraz raportu końcowego.

Może to wywołać różne niepożądane konsekwencje dla organizacji. Przykładowo, może to utrudnić działania naprawcze – skuteczne złożenie czynnego żalu w postępowaniu podatkowym, czy opracowanie strategii obrony w postępowaniu karnym.

W polskim porządku prawnym nie ma obowiązku dostarczania organom ścigania dowodów przeciwko sobie.

Żądanie dokumentów przez organy ścigania

Kodeks postępowania karnego daje organom szerokie możliwości pozyskiwania materiałów – zarówno w formie dobrowolnego wydania (na żądanie), jak i poprzez zajęcie czy zabezpieczenie dokumentów w toku przeszukania. Oznacza to, że firma musi liczyć się z tym, iż materiały z wewnętrznego dochodzenia mogą znaleźć się w aktach sprawy karnej.

Pozyskanie wiedzy o tym, że w danej spółce prowadzone było (albo mogło być prowadzone) postępowanie wyjaśniające jest bardzo proste. Wystarczy, że sygnalista dokona zgłoszenia zewnętrznego obok zgłoszenia wewnętrznego, albo policja przesłucha w charakterze świadka osobę, która była świadkiem również w postępowaniu wyjaśniającym. Wtedy organ ścigania będzie miał wystarczającą wiedzę, aby ustalić kto prowadzi postępowanie wyjaśniające, jaki jest jego przedmiot, z jakimi świadkami były prowadzone rozmowy w toku takiego postępowania i jakie dokumenty zgromadzono.

Raport z postępowania wyjaśniającego jest atrakcyjnym dowodem dla organów ścigania, bo pozwala zapoznać się z ustalonym stanem faktycznym bez potrzeby prowadzenia czasochłonnych czynności dowodowych. Jeśli prokuratura lub policja będzie zainteresowana pozyskaniem takiego dokumentu, to zwróci się do spółki w trybie art. 217 kodeksu postępowania karnego.

Przedstawiciele spółki nie mogą odmówić wydania takiego dokumentu, gdyż w razie takiej odmowy policja może przeprowadzić przeszukanie i przymusowe odebranie dokumentu.

Na postanowienie o żądaniu wydania rzeczy (dokumentu) służy co prawda zażalenie, ale są małe szanse, że będzie ono skuteczne. Poza tym złożenie takiego zażalenia nie wstrzymuje czynności odebrania dokumentu.

Oczywiście w żadnej sytuacji nie można składać fałszywych zeznań czy oświadczeń co do istnienia bądź nieistnienia raportu. Takie działanie może narazić osobę składającą fałszywe zeznania na odpowiedzialność karną z art. 233 kodeksu karnego.

Potencjalne ryzyka

Udostępnienie raportu czy dokumentacji z wewnętrznego postępowania może rodzić szereg zagrożeń dla organizacji:

• utrata kontroli nad narracją – raport, który powstał na potrzeby zarządu, może zostać odczytany w sposób niekorzystny przez organy ścigania;
• ryzyko samooskarżenia – niektóre ustalenia mogą zostać użyte bezpośrednio przeciwko spółce lub konkretnym pracownikom czy członkom władz spółki;
• naruszenie poufności – w dokumentacji mogą znajdować się informacje wrażliwe biznesowo, np. dotyczące kontrahentów, strategii czy wewnętrznych procedur;
• efekt mrożący – świadomość, że każdy dokument może trafić do prokuratury, może ograniczać otwartość pracowników podczas wyjaśnień.

Jak się zabezpieczyć?

Najskuteczniejszym narzędziem jest objęcie całego postępowania wyjaśniającego tajemnicą adwokacką lub radcowską. Jeśli postępowanie prowadzone jest przez adwokatów lub radców prawnych, a dokumenty powstają w ramach świadczenia pomocy prawnej, ich wydanie będzie chronione tajemnicą zawodową. Dotyczy to nie tylko prawników zewnętrznych, ale również prawników in-house będących adwokatami lub radcami prawnymi.

Dokument taki powinien być opatrzony dobrze widocznymi klauzulami: „tajemnica adwokacka” / „tajemnica radcy prawnego”.

W praktyce:

• warto, aby raport końcowy miał formę opinii prawnej, a nie czysto „faktycznego” sprawozdania,
• w krytycznych sytuacjach warto rozważyć, aby całość dokumentacji była wytwarzana i przechowywana przez pełnomocników, a nie wewnętrzne działy Compliance czy HR,
• w umowach i komunikacji należy jasno akcentować, że postępowanie jest częścią doradztwa prawnego, a nie wyłącznie procedurą organizacyjną,
• warto zawęzić grono odbiorców raportu i zachować szczególne wymogi poufności przy przekazywaniu raportu (np. numerowane, indywidualne kopie raportu).

Nie każdy raport musi być przekazywany drogą elektroniczną. W szczególnych sytuacjach warto rozważyć przedstawienie raportu wyłącznie w formie prezentacji, bez przekazywania kopii komukolwiek.

Podsumowanie

Relacja z organami ścigania to newralgiczny element każdego wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Z jednej strony – współpraca z organami bywa konieczna i może służyć najlepszym interesom spółki. Z drugiej – nadmierna otwartość w danym momencie może narazić firmę na poważne ryzyka. Dlatego najlepszą praktyką jest przygotowanie się na ten scenariusz już na etapie planowania postępowania – tak, aby w razie potrzeby móc skutecznie chronić interes spółki.