Darf das Finanzamt künftig E-Mails und Chats prüfen?

BFH konkretisiert Anforderungen an den Datenzugriff bei elektronischer Kommunikation (hier E-Mails)

Beschluss des BFH vom 30.04.2025, XI R 15/23 (Vorentscheidung: FG Hamburg, Urteil vom 23.03.2023, 2 K 172/19)

Während klassische Buchungsbelege wie Rechnungen oder Kontoauszüge unstreitig aufzubewahren sind, bereitet die Behandlung elektronischer Kommunikation – insbesondere von E-Mails – seit Jahren erhebliche Unsicherheit.

Der Bundesfinanzhof („BFH“) verschafft mit seinem Beschluss vom 30.04.2025 (XI R 15/23) der Praxis nun etwas mehr Klarheit. Der Beschluss stellt klar, welche E-Mails aufzubewahren sind und inwieweit die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung auf sie zugreifen darf. Der Beschluss wirkt sich auf die interne Compliance aus und ist ebenso für Betriebsprüfungen von erheblicher Bedeutung.

1. Worüber musste der BFH entscheiden?

Im Rahmen einer Außenprüfung für die Jahre 2012 bis 2014 verlangte das Finanzamt von einer GmbH, die Teil einer Konzerngruppe war, nicht nur die Vorlage sämtlicher steuerlich relevanter E-Mails im Zusammenhang mit einem konzerninternen Vertrag zur Erbringung von Servicedienstleistungen, sondern auch die Erstellung eines Gesamtjournals. Dieses Gesamtjournal sollte in maschinell auswertbarer Form u. a. Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Uhrzeit und Anlagen sämtlicher Nachrichten erfassen und damit eine vollständige Übersicht über die elektronische Kommunikation der Gesellschaft ermöglichen, um die Vollständigkeit der vorgelegten E-Mails überprüfen zu können.

Die GmbH wandte sich gegen dieses umfassende Verlangen. Sie argumentierte, dass die Anforderung der E-Mails rechtswidrig sei, denn sie sei zu unbestimmt und nicht einer Rechtsgrundlage gedeckt. Jedenfalls sei die Ermessensausübung fehlerhaft. Bezogen auf das Gesamtjournals bestünde weder für die Aufbereitung noch für die Vorlage eine gesetzliche Grundlage.

Das FG Hamburg entschied, dass zwar die Vorlage sämtlicher E-Mails zu einem steuerlich relevanten Vorgang (worunter auch Dokumentationen über Konzernverrechnungspreise fallen) verlangt werden könne, ein allgemeines Gesamtjournal jedoch nicht geschuldet sei. Gegen dieses differenzierende Urteil legten sowohl die GmbH als auch das Finanzamt Revision zum BFH ein.

2. Zu welcher rechtlichen Einschätzung kam der BFH?

Beide Revisionen wies der BFH in Beschlusswege nach § 126a FGO als unbegründet ab.

Der BFH bestätigte zunächst, dass auch E-Mails grundsätzlich Handels- oder Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO und damit aufbewahrungspflichtig sein können, wenn sie die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung eines Handelsgeschäfts betreffen. Zudem könnten E-Mails, welche die Verrechnungspreisdokumentation beträfen, nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO aufbewahrungspflichtig sein. 

Mit der Begründung der Aufbewahrungspflicht, kam der BFH dazu, dass derartige E-Mails nicht nur aufzubewahren sind, sondern im Rahmen einer Außenprüfung vorzulegen bzw. ein Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AOeinzuräumen ist. Ein solches Vorlageverlangen des Finanzamts ist rechtlich zulässig, soweit es sich auf E-Mails mit steuerlichem Bezug beschränkt.

Eine gesetzliche Grundlage für die Verpflichtung zur Erstellung eines umfassenden Gesamtjournals sämtlicher E-Mails – also auch solcher ohne steuerliche Relevanz – besteht nach Auffassung des BFH dagegen nicht. Ein derart weitgehendes Verlangen der Finanzverwaltung überschreitet die gesetzlichen Grenzen und ist rechtswidrig.

Der BFH betonte zugleich zum wiederholten Male das sogenannte „Erstqualifikationsrecht“ des Steuerpflichtigen, d.h. die Auswahl, welche E-Mails als steuerlich relevant einzuordnen und vorzulegen sind, obliegt zunächst dem Unternehmen selbst.

3. Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Der Beschluss bringt Klarheit, verschärft aber zugleich die Anforderungen an die interne Organisation von Unternehmen. Für die Praxis ergibt sich:

• Unternehmen müssen in der Lage sein, steuerlich relevante E-Mails von nicht relevanter Kommunikation abzugrenzen.

• Der Prozess der Selektion („Erstqualifikation“) sollte nachvollziehbar dokumentiert werden, um Diskussionen mit der Finanzverwaltung vorzubeugen.

• Eine revisionssichere Aufbewahrung der relevanten E-Mails ist erforderlich, auch im Hinblick auf deren Auffindbarkeit während einer Betriebsprüfung.

• Pauschale Herausgabeverlangen, die auch irrelevante E-Mails einschließen, sind unzulässig. Unternehmen sollten entsprechende Verlangen kritisch prüfen und ggf. rechtlich hinterfragen.

• Die Grundsätze gelten nicht nur für klassische E-Mails, sondern können auch auf andere elektronische Kommunikationsformen wie interne Chats (z. B. Microsoft Teams, WhatsApp) Anwendung finden, soweit steuerlich relevante Inhalte betroffen sind.

Nach unserer Auffassung ist besonders hervorzuheben, dass die Einordnung von E-Mails als Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nicht zwingend die umfassende Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) nach sich zieht. Insbesondere das Unabänderbarkeitsgebot des § 146 Abs. 4 AO und die Pflicht zur Verfahrensdokumentation nach § 145 Abs. 1 AO sehen wir hier nicht ohne Weiteres als anwendbar an. Für die Praxis eröffnet dies einen Argumentationsspielraum, wenn die Finanzverwaltung in Betriebsprüfungen vermeintliche GoBD-Verstöße pauschal beanstandet.

4. Fazit

Der BFH stellt Herausgabeverlangen von E-Mails im Rahmen von Betriebsprüfungen in vielen Fällen nun auf ein rechtlich belastbares Fundament. Unternehmen müssen sich unserer Einschätzung nach künftig verstärkt auf entsprechende Herausgabeverlangen einstellen.

Bei konkreten rechtlichen Fragestellungen zur nun notwendigen Ausgestaltung von Selektions- und Archivierungssystemen stehen wir Ihnen beratend zur Seite. Ziel ist es, steuerlich relevante Kommunikation praxisgerecht zu erfassen, gesetzeskonform zu dokumentieren und für Prüfungszwecke auffindbar zu halten.

Gleichzeitig zeigt der Beschluss, dass nicht jedes Herausgabeverlangen rechtlich zulässig ist. Insbesondere pauschale oder übermäßig weitgehende Forderungen lassen sich auf Grundlage der BFH-Rechtsprechung zurückweisen. Auch hierbei unterstützen wir Sie bei der rechtlichen Einordnung und der Abwehr ungerechtfertigter Herausgabeverlangen im Rahmen von Betriebsprüfungen.

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Die vorstehenden Ausführungen dienen nur der Information und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.